De kinderopvangketen; over het verbinden van beleid, uitvoering en ICT

De afgelopen anderhalf jaar was ik namens ICTU projectmanager van de ontwikkeling van het Landelijk Register en de Gemeenschappelijke InspectieRuimte Kinderopvang en Peuterspeelzalen (LR GIR KOP).

In de tweede helft van 2012 is LR GIR KOP overgedragen van programma naar een beheerfase en dat was een mooi moment om de lessons learned van het programma uit te werken. Dat resulteerde in een, mag ik wel zeggen, zeer fraai boekje waar vanuit verschillende invalshoeken geschreven is over de ontwikkeling, de implementatie en het beheer van LR GIR KOP. De hoofdstukken werden geschreven door DUO (beheer), KING (implementatie bij gemeenten en GGD’en), VNG en GGD (sturing vanuit hun respectievelijke landelijke organisaties), SZW (opdrachtgever en programmamanagement) èn door mij (vanuit ICTU over de ontwikkeling).

Het boekje werd als PBLQatie (vroeger HEC Papernote) gepubliceerd en is daarom te downloaden vanaf de site van PBLQ:
http://www.pblq.nl/publicaties/2013/papernote-40-de-kinderopvangketen

Ook ICTU schreef er een nieuwsbericht over.

Rini van Solingen, Eelco Rustenburg: De kracht van Scrum

“Een inspirerend verhaal over een revolutionaire projectmanagementmethode”

Hmm kennen we “The goal” en “The race” nog van Eli Goldratt? Daar deed het me enorm aan denken: een roman waarin een bedrijfskundig concept op verhalende wijze wordt toegelicht, rijkelijk geïllustreerd door een mysterieuze goeroe en toegepast in een probleemsituatie..

Dat gezegd hebbende is “De kracht van Scrum” een hartstikke leuk boekje, dat je in een paar uur uit hebt. Ok, misschien moet je het twee keer lezen om de termen een beetje tot je te laten doordringen..
Maar, anders dan gewoon met Scrum beginnen en werken, of Jeff Sutherland langs laten komen, is het boekje wel een hele goede manier om kennis te maken met Scrum.

Het verhaal: Pekka, een mysterieuze Finse software-ontwikkelingsgoeroe ontmoet bij toeval Mart, een getergde CTO met deadlineproblematiek en leert hem een nieuwe ontwikkelmethode: Scrum. De rest van het boek is gejubel over hoe het ontwikkelteam, na enig zuchten, de methode omarmt, hoe de productiviteit van het team toeneemt, hoe de kwaliteit en stabiliteit van de software verbetert, de klant blijer wordt, de CTO beter slaapt en hoe er alleen nog maar zaken worden ontwikkeld die echt toegevoegde waarde geven. Gelukkig zijn de auteurs zelf ook niet te beroerd om hun eigen kwaliteiten in het fictiegenre ter discussie te stellen.

Mocht ik te negatief klinken: het is een aanrader! In Scrum zit een aantal “zelfreinigende” psychologische mechanismen verborgen die ik nou precies belangrijk vind in management: de mensen in het team zelf verantwoordelijkheden en bevoegdheden geven, een transparant proces inrichten met natuurlijke meetmomenten, je opdrachtgever dicht bij je houden en in zijn rol duwen en focussen op zichtbare toegevoegde waarde die in reële stappen wordt gehaald.

http://www.bol.com/nl/p/de-kracht-van-scrum/1001004008563933/

Adam Lashinsky: Inside Apple

How America’s Most Admired – and secretive – company really works

Tsja. Het boek maakt de (onder-)titel niet waar.
Het mag inmiddels duidelijk zijn dat Apple wat onorthodoxe methoden van zaken doen heeft en ik kon niet wachten om daar eens meer over te lezen. Ik had het boek al besteld voordat het uitkwam en had nog even gewacht met het beginnen te lezen om de spanning er in te houden.

Wat volgde was een hartstikke interessant boek met allemaal leuke anekdotes van ex-Apple mensen en betrokkenen, maar… het geeft geen echt inzicht in Apple’s werkwijze. Natuurlijk wordt er bij Apple ontzettend veel gevraagd van de mensen, wat in allerlei voorbeelden wordt toegelicht. Apple gaat op een bijzondere wijze met de pers om, met marktonderzoek, met ontwerp van producten, maar: hoe doen ze dat nou?

Het komt er gewoon niet uit. Wat ik elders wel eens heb gelezen is dat van nieuwe applicaties de demoschermen helemaal tot op de laatste pixel worden uitgetekend, in plaats van de gangbare schetsen met “lorem ipsum” teksten. Vond ik niet terug. Hoeveel mensen werkten er aan het ontwerp van de iPod? Er wordt gesproken over een draaiboek voor product launches. Maar wat staat daar dan in? Allemaal vragen waar Lashinsky geen antwoord op geeft.

Een paar concepten die wel goed worden toegelicht zijn de DRI (Directly Responsible Individual), het feit dat ze bij nieuwe geheime producten een deel van het kantoor afzetten met nieuwe wanden en afsluiten voor iedereen die niet direct betrokken is, een aantal methoden om geheimhouding te betrachten. Het is dus echt wel een interessant boek, maar het heeft zeker niet de diepgang die ik ervan had verwacht… Ethan Rasiel’s The McKinsey Way had dat bijvoorbeeld weer wel.

En: er werd iets teveel informatie geleend uit de Steve Jobs biografie van Walter Isaacson.

http://adamlashinsky.net/

http://www.amazon.com/Inside-Apple-Americas-Admired-Secretive-Company/dp/1611130956

Nonaka en Takeuchi: The new new development game

Ik kreeg het van Dirk Jan. Nonaka en Takeuchi schreven al in 1986 in Havard Business Review over multidisciplinaire teams die nieuwe producten ontwikkelden. Ze noemden het Scrum.
Ze constateerden dat een aantal bedrijven de ontwikkeling van nieuwe producten op een andere manier aanpakten. Eerst was dat, zoals ook bij veel IT-projecten, op een watervalmanier: eerst bedenkt iemand het product, dan gaat iemand anders specificaties opstellen, weer iemand anders gaat zich bezighouden met de verpakking, iemand anders met de te gebruiken materialen, nog iemand met de printplaten etc. etc. In Japan begon men multidisciplinaire teams te vormen die wat los van de organisatie stonden. Ze kregen een opdracht: “maak een kleine lichtgewicht automatische camera, die gemakkelijk te gebruiken is en 30% goedkoper is dan de huidige gangbare prijzen.”

Nonaka en Takeuchi onderzochten deze ontwikkeling en kwamen op 6 kenmerken van dit nieuwe ontwikkelproces:
1. ingebouwde instabiliteit: de teams krijgen veel ruimte maar ook een enorme uitdaging mee
2. zelforganiserende project teams: de teams kennel been hierarchy maar organiseren zichzelf. Daarvoor benoemden Nonake en Takeuchi drie randvoorwaarden: autonomie, zelf-trancendentie (het team begint haar eigen randvoorwaarden te vormen en stelt deze telkens opnieuw ter discussie) en kruisbestuiving (het team is multidisciplinair)
3. elkaar overlappende ontwikkelfasen: om te zorgen dat de overgang tussen de fasen naadloos verloopt
4. leren op verschillende niveaus: eigenlijk een continu trial and error proces, waarbij specialisten van elkaars vakgebieden leren en waarbij het hele team ook van ontwikkelingen in de omgeving leert
5. subtiele controlemechanismen: in plaats van hiërarchie zijn de controlemechanismen veel meer ingesteld op het selecteren van de “juiste” mensen, belonen op groepsniveau in plaats van individueel, toestaan maar ook snel opsporen van fouten, klanten en leveranciers betrekken, zodat het denkwerk niet te veel op zichzelf staat
6. overdragen van kennis binnen de organisatie: waar mogelijk het “institutionaliseren” van de geleerde lessen

Tot op de dag van vandaag zien we dit soort principes terugkomen in Scrum-teams en in het algemeen in multidisciplinaire teams. Als de wetenschappers die ze zijn, zeggen Nonaka en Takeuchi er natuurlijk (terecht) bij dat er beperkingen zijn aan de inzet van het model (bijvoorbeeld als het ontwikkelproces te complex is, zoals in de luchtvaart). Maar tegelijkertijd laten ze ook zien hoe de ontwikkeltijd voor nieuwe producten enorm terug gebracht kan worden door de toepassing van deze principes. En als het dan in 1986 al geschreven is, dan vind ik het toch wel erg inspirerend..

Hier is het artikel in pdf.

Victor Mion: One Minute Coaching

Impact in 60 seconden.

Ik kreeg het van Hugo. Victor Mion was lang tenniscoach voordat hij de overstap maakte naar het bedrijfsleven. Daar paste hij het principe toe dat hij in de sportwereld had geleerd: je moet in zeer weinig tijd impact kunnen maken bij een sporter. Dat mondde uit in one minute coaching.

Het voordeel van one minute coaching is dat de snelheid van het concept ook in het boekje terug komt: het zijn minder dan 100 pagina’s en alle coachingvoorbeelden worden in twee pagina’s beschreven. Leuk idee en ik ben het meteen met Mion eens: waarom al die functioneringsgesprekken, bila’s, beoordelingsgesprekken van uren en uren (en vaak maanden later) als de echte boodschap eigenlijk in één minuut verteld kan/moet worden…

http://www.boomnelissen.nl/uitgaven/coaching/one_minute_coaching_9789024401079

http://www.oneminutecoach.nl/index.html

David Allen: Getting Things Done.. Fast

Al twee keer eerder schreef ik over Getting Things Done: als eerste een recensie en later mijn ervaring na 9 maanden. Getting Things Done is een organisatiesysteem dat mij behoorlijk veranderd heeft in termen van time-management.

Daarom eens geluisterd naar Getting Things Done.. Fast, een audioprogramma waarin Allen het allemaal nog eens uitlegt. Na een half uurtje begon het te vervelen, want ik kende het toch allemaal al…: Collect, Process, Organize, Review, indelen in Projects, Next Actions benoemen etc.. Zoals dit plaatje:

Maar… toen begon ik eens op een rijtje te zetten wat ik allemaal nog wel en niet gebruik van GTD en welke andere oplossingen ik soms heb gevonden. Daarmee werd de exercitie steeds interessanter. Dus binnenkort mijn nieuwe post (in het Engels): My personal organizing system!

www.davidco.com

WRR: iOverheid

Ik had het natuurlijk al lang moeten lezen, maar [willekeurig niet ter zake doend excuus]. Maar ook.. allemachtig lieve mensen, er is echt niet door te komen!

Het goede aan het iOverheid-rapport is dat de WRR een beschouwing over alle ICT-gerelateerde ontwikkelingen en projecten heen legt en daarmee op een iets abstracter niveau kijkt naar wat er eigenlijk gebeurt. Het volgende citaat is wat mij betreft de kern van het rapport:

“Wie verder kijkt dan de in het kader van de eOverheid ingevoerde applicaties en digitaliseringslagen ontwaart een kluwen aan informatiestromen die zich een weg banen binnen en tussen de verschillende overheden, in de relatie burger-overheid en daarbuiten. Informatie en hoe hierop te sturen vormt echter nauwelijks een expliciet benoemd speerpunt binnen het overheidsbeleid. Stapje voor stapje, besluit na besluit, vormt er zich in de dagelijkse praktijk een informatie-Overheid zonder dat hier een overkoepelende visie of besef op het niveau van de politieke aansturing aan ten grondslag ligt. De paradox van de iOverheid bestaat erin dat de overheid een iOverheid opbouwt waar ze zelf het bestaan niet van afweet.”

Wat ik wel sterk vindt is de indeling in stuwende (veiligheid, efficiency, effectiviteit), verankerende (privacy, keuzevrijheid) en procesmatige (transparantie, accountability) beginselen om keuzes voor informatisering mee af te wegen. Daarbij zie je dat investeringsbeslissingen en beleidsbeslissingen rondom ICT vaak genoemen worden vanuit de stuwende beginselen, waarbij de verankerende en procesmatige niet evenredig aan bod komen.

In het algemeen overleg over ICT-onderwerpen in de Tweede Kamer op 1 maart werd het iOverheid rapport mondjesmaat behandeld (https://zoek.officielebekendmakingen.nl/dossier/26643/kst-26643-229?resultIndex=0&sorttype=1&sortorder=4). Men slaat eigenlijk alleen aan op de meest concrete aanbeveling in het rapport: het opzetten van een iAutoriteit.

En daar heb je het precies te pakken. Mensen zijn op zoek naar concrete dingen. Vergelijk de discussie over “mobiliteitsconcepten”. Allerlei goeroe’s houden zich al jaren bezig met het mobiliteitsconcept, waarin er allerlei manieren zijn om van a naar b te komen, inclusief het besef dat je eigenlijk helemaal niet van a naar b hoeft, want in het kader van Het Nieuwe Werken lekker thuis kan blijven. Maar uiteindelijk denken de meeste van ons nog steeds in termen van auto’s, fietsen en treinen en kunnen we eigenlijk de keuzevrijheid die je krijgt bij “mobiliteitsconcepten” helemaal niet aan. En zo denkt de overheid (en de Tweede Kamer) in termen van systemen en koppelingen in plaats van aan informatiestromen en verankerende beginselen.

De aanbeveling om een bewuste afweging tussen stuwende, verankerende en procesmatige beginselen is dus een fantastisch idee, maar ik zie het nog niet in een willekeurig beleidsrapport terugkomen. Ook wordt gesuggereerd om “grenzen aan de groei te stellen”… maar hoe dan? als de iOverheid stapje voor stapje, besluit voor besluit ontstaat, hoe stel je dan grenzen?

Als oplossing daarvoor wordt in instituten gedacht als een “permanente commissie voor de iOverheid”, een “iPlatform” en een “iAutoriteit”. Aan de hand van de kamerbehandeling heb ik niet de indruk dat die er gaan komen, dus verwordt het iOverheid rapport tot een intellectuele discussie over beginselen. Maar… ik moet toegeven: iedereen heeft het tegenwoordig over de iOverheid in plaats van de e-overheid! Lekker concreet.

http://www.ioverheid.nu/

P.S.: mijn complimenten voor de enorme hoeveelheid verzameld materiaal in het kader van het rapport.

Robert B. Cialdini: Influence

“The Psychology of Persuasion”

Martin was me voor met een recensie van dit geweldige boek. Cialdini’s “Influence” is een klassieker als je iets wilt begrijpen van het, soms toch best vreemde, gedrag van mensen.

Cialdini weet heel pakkend op te schrijven wat de 6 “weapons of mass influence” zijn, mechanismen waarop we min of meer automatisch reageren, maar die je wel degelijk bewust in gang kan zetten. Maar naast de vlotte schrijfstijl, is het ook zeer goed (wetenschappelijk) onderbouwd en toegelicht met smakelijke voorbeelden.

http://en.wikipedia.org/wiki/Influence:_Science_and_Practice

http://www.amazon.com/Influence-Psychology-Persuasion-Business-Essentials/dp/006124189X

http://www.influenceatwork.com/