David Allen is “the personal productivity guru” volgens Fast Company en heeft zijn 20 jaar coachingservaring vertaald in Getting Things Done. Het is maar een dun boekje van 250 pagina’s, maar het kostte me nog best wat tijd om te lezen, omdat de informatiedichtheid soms behoorlijk is, maar met name omdat ik allerlei inzichten meteen wilde toepassen. In ieder geval maak ik al weken mijn directe omgeving gek met al mijn ervaringen..

Als je zoals ik af en toe wakker ligt van alles wat je nog zou willen en moeten doen, dan is Getting Things Done de moeite waard om te lezen. Als je, zoals ik, ehm.. af en toe uitstelgedrag vertoont, dan is Getting Things Done de moeite waard om te lezen. Als je, zoals ik, steeds op zoek bent naar “De Perfecte Manier” om je werk te organiseren: dan is Getting Things Done de moeite waard om te lezen. Ik kan nog wel meer redenen bedenken, maar dan wordt dit stukje zo lang.

David Allen zegt eigenlijk dat de stress die je voelt over alles wat je nog moet doen, komt doordat heel veel van je acties, ambities in je hoofd zitten en nog dermate vaag zijn en ongedefinieerd, dat je hersenen 24 uur per dag bezig zijn om allemaal ballen in de lucht te houden. En dus denk je onder de douche: SH.. ik moet X nog bellen en krijg je een moedeloos gevoel als je langs je niet opgeruimde schuur loopt. Je hersenen maken in principe geen onderscheid tussen de banden van je auto verwisselen, meer tijd aan je vrouw besteden of een nieuw bedrijf beginnen. Van deze voorbeelden geldt voor alle drie dat je het niet binnen vijf minuten voor elkaar hebt en dat je de specifieke acties die er aan verbonden zijn verder uit moet werken. Wat je nodig hebt is een systeem, waar je alles in zet wat je maar ooit zou willen doen, waarvan je vertrouwt dat je het op het juiste moment terugvindt. Binnen dat systeem vertaal je alles naar “de eerstvolgende concrete actie”, de zogenaamde Next Action. Daarmee is het uit je hoofd en dus: geen stress meer. Zie daar: Getting Things Done (ja, het is een Amerikaans boek).

GTD werkt in 5 stappen:
1. Collect: Eerst verzamel je alles waarvan je vindt dat je er iets mee zou moeten (wat je nog moet lezen, opruimen, wie je moet bellen, waar je naar toe wil op reis etc. etc.) en gooit het op een grote hoop. Zeg ik: dan word ik helemaal gek. Zegt Hans: dat wordt je nu in feite ook maar je durft het niet onder ogen te zien
2. Process: Verwerk alles wat je hebt verzamelt met de “do it, delegate it, drop it, defer it” regel (kijk maar naar dit mooie plaatje). Alles wat je moet doen en wat niet in één keer af is, heet een “project”. Zeeeeeer belangrijk resultaat: van ieder project bedenk je de “next action”, iets wat zo concreet is dat je het meteen kan doen (als je Spaans wil leren spreken is dat dus niet “Spaans leren” maar bijvoorbeeld “telefoonnummers opzoeken van taalscholen” of “op internet kijken welke boeken er zijn”)
3. Organise: Organiseer alles wat je wil/moet doen in voor jou logische groepen. Je hebt in ieder geval een “someday/maybe?” lijst met dingen die je ooit wil doen maar waar je nu niet aan begint, een lijst met al je projecten en lijsten met next actions, waar nodig onderverdeeld naar de context waarbinnen je die acties kan uitvoeren
4. Review: hou het allemaal goed in de gaten, in ieder geval in de weekly review
5. Do it: Doe iets! Voer de next actions die je hebt uit. Wat je op enig moment doet hangt af van waar je bent en welke tools je ter beschikking hebt, hoeveel tijd je hebt, hoeveel energie je hebt en hoeveel prioriteit iets heeft. En aangezien je alles op een rijtje hebt hou je je als het goed is alleen maar bezig met wat op dat moment het beste is om te doen, terwijl je geen enkele stress hebt over wat je op dat moment niet aan het doen bent.

Overigens maakt GTD korte metten met:
– een dagelijks actielijstje: krijg je alleen maar stress van als het je niet lukt
– heftige GANTT charts e.d. om iets te plannen (volg het Natural Planning Model)
– je agenda misbruiken voor allerlei acties: iets komt alleen in je agenda als het absoluut zonder twijfel op die dag moet gebeuren
– hangmappen: staande mappen zijn beter.. (?)

En dan: mijn bescheiden ervaringen met Getting Things Done tot nu toe..
Het is de bedoeling dat je jezelf aan het begin van het traject een keer opsluit en alles, maar dan ook alles wat ergens in je hoofd zit, op een actielijst staat, in je mail wacht, rondslingert door je huis etc. bij elkaar raapt en verwerkt. Heb ik nog niet gedaan. Ik heb wel een naar eigen zeggen tamelijk volledige lijst, maar Allen zegt dat het verschil tussen een “tamelijk volledige lijst” en een “echt volledige lijst” dramatisch is. Ik begin te geloven dat hij wel eens gelijk kon hebben.

Van die tamelijk volledige lijst heb ik next actions gedefinieerd en verdeeld over de volgende lijsten: telefoontjes, aan de computer, op papier, bij Zenc, thuis, bij opdrachtgever, op pad/onderweg, lezen/reviewen en een lijst met dingen die ik gedelegeerd heb en waar ik op acties van anderen wacht. Da’s handig want bij Zenc pak ik de lijst @Zenc erbij en zie ik wie ik even moet spreken, wat ik tevoorschijn moet halen. In de auto pak ik de telefoontjeslijst erbij en werk zo een heleboel mensen af. Mijn “aan de computer” lijst is inmiddels wel zo divers en uitgebreid dat ik daar wellicht een onderverdeling voor nodig heb. Ik denk aan een onderverdeling tussen mailtjes, dingen opzoeken en stukken uitwerken of iets dergelijks.

Het is ook wel erg handig is om al je ambities e.d. eens in “projecten” te definiëren. Van daaruit is het makkelijker om acties te genereren en je ziet het eens bij elkaar.

Ik begon met alles bijhouden in Excel. Werkt niet, althans niet voor mij. Ik zit niet altijd achter de computer en heb niet altijd het bestand geopend. Kreeg voor heel GTD een beetje een “Tried it. Didn’t work” gevoel, totdat ik gewoon voor ieder lijstje een leeg a4-tje pakte waar ik te allen tijde op kan kliederen, voltooide acties heerlijk weg kan krassen en als het blaadje vol is een nieuwe pakken. Overal waar ik ben heb ik binnen 20 seconden de boel voor me liggen. Werkt perfect. Op Internet lees ik jubelverhalen over GTD-mail (plugin op Gmail), Life Balance, Quicksilver, Moleskine boekjes, PDA’s, Entourage, Textmate, wiki’s. En ik hoor ook verhalen over dat het toch wel een grote valkuil is om weken bezig te zijn met zoeken naar de perfecte tools om GTD mee te doen 😉

Hmm.. nog niet alles van GTD geïmplementeerd: volgens Allen moet ik ook:
– een tickler file bijhouden (iets dat mij op een bepaalde dag attendeert dat ik iets moet doen): heb ik nog geen geschikt medium voor gevonden
– archiefkasten gaan inrichten (voor al mijn “project reference material”): ik haaaaaaat papier. Maar een betere vorm van dossiermanagement ga ik nog wel inrichten.

Waar het systeem nog niet helemaal in voorziet, zijn dagelijkse of regelmatige routinetaken. Ik vind het wat overdreven om ?¢‚Ǩ?ìflossen?¢‚Ǩ¬ù of ?¢‚Ǩ?ìplanten water geven?¢‚Ǩ¬ù iedere dag op mijn actielijst te zetten en mijn agenda is meestal niet in de buurt als ik in de badkamer ben. Een tickler file, al zou ik hem gebruiken, is ook niet echt om de hele dag naar te kijken. Misschien een briefje aan de badkamerspiegel of een automatisch sms-je op een handig tijdstip.

Ik ben al redelijk ingesteld op het Next Action verhaal, ik probeer er bij allerlei vergaderingen op te letten dat er zoiets wordt gedefinieerd, het helpt mij in mijn eigen lijsten tot actie te komen. Het hebben van een goed overzicht over wat je allemaal kan, moet en WIL doen, helpt ook nogal om een keer nee te zeggen of op zijn minst ja, mits.

Ben nog een beetje bang dat ik niets anders meer doe dan mijn actielijsten bijhouden straks..
Moet zeggen dat, alhoewel ik zichtbare vooruitgang boek, ik na twee weken nog niet helemaaal het gevoel hebt dat ik de hele wereld aan kan met dit systeem, maar ik heb goede hoop!

Merlin Mann van 43folders.com heeft een jaar GTD toegepast en evalueerde zijn ervaringen in een drieluik: wat goed ging, wat nog niet zo goed ging en hoe GTD beter zou kunnen worden..

Zijn ontboezemingen heb ik na twee weken al omarmd: het draait allemaal om ?¢‚Ǩ?ìthe Next Action?¢‚Ǩ¬ù, een Next Action mag niet meer dan 20 minuten kosten (helemaal mee eens), dagen en weken klooien met ?¢‚Ǩ?ìthe perfect system?¢‚Ǩ¬ù (tot nu toe weten te voorkomen), een weekly review is helaas niet altijd even weekly. Ergens anders hoorde ik de wijze raad: als je het per ongeluk even hebt laten versloffen, reken het jezelf niet al te erg aan en pak het gewoon weer op.

Ik heb ook veel van Stephen Covey gelezen, ook nogal een guru op het gebied van je leven organiseren. Covey heeft het in ?¢‚Ǩ?ìPrioriteiten?¢‚Ǩ¬ù over de rollen die je in je leven hebt, je lange termijn doelstellingen (to live, to love, to learn and to leave a legacy) en in the 8th habit over ?¢‚Ǩ?ìje innerlijke stem?¢‚Ǩ¬ù, zoiets als de missie in je leven. Ik was erg onder de indruk van Covey maar vond het ook nogal moeilijk om er mee aan de slag te gaan.

David Allen zegt eigenlijk: als je het al heel druk hebt en je gaat je ook nog eens druk maken over je levensdoelen, dan wordt je helemaal gek. Zorg eerst dat je je dagelijkse werkzaamheden op orde hebt en je ?¢‚Ǩ?ìin control?¢‚Ǩ¬ù voelt en kijk van daaruit naar verdere doelen: ?¢‚Ǩ?ìThe problem is that without a sense of control at the implementation levels (current projects and actions), and without inner trust in your own ability to manage those levels appropriately, trying to manage yourself from the top down often creates frustration?¢‚Ǩ¬ù. En wie weet komt je er alsnog op uit dat je een surfshop op Maui wil beginnen. Maar met Getting Things Done weet je tenminste hoe je dat dan stap voor stap moet opzetten. Spreekt me enorm aan.

Oh ja: Joel Spolsky gebruikt het ook.

http://www.davidco.com/