My personal organizing system

As announced, here’s an overview of my personal organizing system. Everybody has one of those actually, whether they’re aware of it or not. A well shaped personal organizing system can make a lot of things easier in your life, including getting stuff done, finding stuff back and prioritizing between what really needs to be done right the f*** now or what can be done later.

My personal organizing system is mostly based on Getting Things Done, the renowned system by David Allen (I’ve posted about it a few times: 1, 2, 3). The biggest thing about GTD is: get stuff that needs to be done out of your head and into a system you trust, so you can forget about and clear your head until the moment is right to follow up on it.

Next actions
Key to my organizing system is my actions notebook. All my actions are in one Moleskine(-like) notebook. I start every action with an asterisk and always write the date of origin next to it (to see how long it took to check off). I try to formulate every action as easy as possible: “call garage at 555-55555 to make appointment” vs. “have car fixed”. That’s what GTD calls the “next action”: the closest, easiest and most efficient thing you can do to get closer to your goal. When other people agreed to do something for me, I mark those actions with a hashtag. Within the notebook, there’s no sorting of actions. GTD recommends sorting actions specific to people, places (actions at home, at hardware store) or instruments required (actions at computer or a telephone). I used that for some time, but it didn’t really help me out. I love paper vs. digital because I can easily scribble it down and strike through them once they’re finished. In that way every couple of months I’ve filled a complete notebook with actions done, which gives a great feeling of accomplishment. When I’m 65, a whole closet might be filled with everything I’ve done over the years 😉 Of course I spent days and days on all kinds of cool task apps, on the Mac, on the iPhone, on the web, but… I never got them to work or couldn’t access them at the right moment. Also, again, I love striking through any action I’ve finished!

Every once in a while I clean up old actions and move them forward in the notebook if they’re not done yet. That way, my actions won’t be spread over the complete notebook but compressed into a limited amount of pages. Also, it’s a good reminder that the actions still need to be done and they’re probably becoming more urgent… When I finish a whole page with actions, there will be a big and bold cross over it (great feeling…).

One thing that became very clear to me the last year: if it’s not in my actions notebook, I will lose track of it. It can be very important or not, but it will only be done once it’s in my actions notebook. I even warn colleagues, if they don’t see me writing stuff down in my actions notebook, they can be sure it will never get done..

I use another notebook for… taking notes. But: notes are not actions. Generally I will never read the notes I made again, except if I need to look up some decision made or a quote from someone.

In GTD your Inbox is everything that might result in a next action. A slip of paper, a magazine you come across, a voicemail. A lot of my actions go directly in my actions notebook. Sometimes I use the reminders app on my iPhone to quickly jot something down and will process it later on to my actions notebook. My e-mail inbox makes for a lot of actions. Important things I will process to my action list every day and every few weeks I will empty my complete inbox and see what I forgot. This is also a good way to send people reminders about what they were supposed to do.


A project is everything that cannot be accomplished with one or a few tasks. Renovating the house, buying and implementing new software at the office, setting up a marketing program all require lots of decisions and actions. A good overview of projects elevates you from the reality of everyday to a level you can oversee what you’re trying to reach for on a less short term. Every project should have an outcome. This is an area for improvement: I don’t have a list of projects written down and it’s definitely not something I go over each week. That means I have to pull myself out of the daily goings-on every now and then to think about what I’m trying to achieve..

I try to come to zero e-mails every few weeks. This is definitely an area for improvement. Although I’m quite satisfied I almost never go above a hundred e-mails in my inbox, I’d love to go to zero e-mails every day. I’ve noticed that it’s no use to mark e-mails for follow-up or put actionable e-mails in a separate folder; I will just forget all about them. I should be more disciplined in: delete, archive, take action immediately, delegate or plan a follow up. BTW: I have a separate e-mail account for work and for private matters, both in Gmail.

Decisions made-archive
Here’s something I can’t get accustomed to. In every project a lot of decisions are made and most of the time there are even good reasons for the decisions. From a project management point of view, it would be great to have a current overview of all decisions made in the project and reasons given. Every now and then I’ll start something like a project diary, but I never get around to using it in a disciplined way..

43 folders
GTD suggests putting together a system of 43 folders: 31 days and 12 months to remind you of stuff that’s specific for a given day or month. I never got around to using it, but I do trust my actions notebook that I review every couple of days to remind me at the right moment.

In GTD there’s a someday/maybe list, for things you might want to do some time, but don’t want to plan yet. I use a list ilke that for things I want to learn, places I want to visit and stuff I might want to buy. Every couple of months I browse through it, sometimes learn to my surprise I’ve accomplished something on the list and dream about it a little.

Stuff to read
During workdays there will be a lot of stuff to read. I either scan through it directly from my e-mail box or print it out and read it while commuting. Frankly, there’s a lot of stuff I just don’t read at all and most of the time nobody will ever remind me to read it…

I use my calendar only for appointments and birthday reminders. GTD suggests you can use it for stuff that needs to be done on a specific day, but I don’t use that. My calendar is linked from my work Exchange account to my iPhone so I can access it virtually everywhere.

My paper archive is more or less based on GTD as well. There’s a row of easily accessible ring bands I put my paperwork in. I use dropbox for current work and personal folders I need and archive them on my laptop and external hard drive if I don’t use them that often. I bring my Macbook everywhere so I pretty much always have access to my digital files. I scan some of the paperwork that really matters, like insurance and mortgage contracts.


Next to GTD, there’s a list of kpi’s I update at lease monthly. The list includes sports, drinking enough water, spending time in nature, spending time with friends and so on. for each item I will define criteria for green orange and red. For example: spending time in nature should be at least every two weeks (green). If it falls back to once a month it’ll be orange, less than once a month is red.

Day planning
I’ve never used much of a day planning or week planning for that matter. My line of work generally requires a lot of improvising and otherwise my days are filled with scheduled appointments. Preparation of meetings, attending meetings and debriefing meeting makes for a pretty good day planning by itself. However, I try to formulate three goals per day that makes my day a great one. For example: 1. finish report about x, 2. call so and so, 3. work out at gym.

So there it is: my personal organizing system. I’d be really interested in yours!

Victor Mion: One Minute Coaching

Impact in 60 seconden.

Ik kreeg het van Hugo. Victor Mion was lang tenniscoach voordat hij de overstap maakte naar het bedrijfsleven. Daar paste hij het principe toe dat hij in de sportwereld had geleerd: je moet in zeer weinig tijd impact kunnen maken bij een sporter. Dat mondde uit in one minute coaching.

Het voordeel van one minute coaching is dat de snelheid van het concept ook in het boekje terug komt: het zijn minder dan 100 pagina’s en alle coachingvoorbeelden worden in twee pagina’s beschreven. Leuk idee en ik ben het meteen met Mion eens: waarom al die functioneringsgesprekken, bila’s, beoordelingsgesprekken van uren en uren (en vaak maanden later) als de echte boodschap eigenlijk in één minuut verteld kan/moet worden…

WRR: iOverheid

Ik had het natuurlijk al lang moeten lezen, maar [willekeurig niet ter zake doend excuus]. Maar ook.. allemachtig lieve mensen, er is echt niet door te komen!

Het goede aan het iOverheid-rapport is dat de WRR een beschouwing over alle ICT-gerelateerde ontwikkelingen en projecten heen legt en daarmee op een iets abstracter niveau kijkt naar wat er eigenlijk gebeurt. Het volgende citaat is wat mij betreft de kern van het rapport:

“Wie verder kijkt dan de in het kader van de eOverheid ingevoerde applicaties en digitaliseringslagen ontwaart een kluwen aan informatiestromen die zich een weg banen binnen en tussen de verschillende overheden, in de relatie burger-overheid en daarbuiten. Informatie en hoe hierop te sturen vormt echter nauwelijks een expliciet benoemd speerpunt binnen het overheidsbeleid. Stapje voor stapje, besluit na besluit, vormt er zich in de dagelijkse praktijk een informatie-Overheid zonder dat hier een overkoepelende visie of besef op het niveau van de politieke aansturing aan ten grondslag ligt. De paradox van de iOverheid bestaat erin dat de overheid een iOverheid opbouwt waar ze zelf het bestaan niet van afweet.”

Wat ik wel sterk vindt is de indeling in stuwende (veiligheid, efficiency, effectiviteit), verankerende (privacy, keuzevrijheid) en procesmatige (transparantie, accountability) beginselen om keuzes voor informatisering mee af te wegen. Daarbij zie je dat investeringsbeslissingen en beleidsbeslissingen rondom ICT vaak genoemen worden vanuit de stuwende beginselen, waarbij de verankerende en procesmatige niet evenredig aan bod komen.

In het algemeen overleg over ICT-onderwerpen in de Tweede Kamer op 1 maart werd het iOverheid rapport mondjesmaat behandeld ( Men slaat eigenlijk alleen aan op de meest concrete aanbeveling in het rapport: het opzetten van een iAutoriteit.

En daar heb je het precies te pakken. Mensen zijn op zoek naar concrete dingen. Vergelijk de discussie over “mobiliteitsconcepten”. Allerlei goeroe’s houden zich al jaren bezig met het mobiliteitsconcept, waarin er allerlei manieren zijn om van a naar b te komen, inclusief het besef dat je eigenlijk helemaal niet van a naar b hoeft, want in het kader van Het Nieuwe Werken lekker thuis kan blijven. Maar uiteindelijk denken de meeste van ons nog steeds in termen van auto’s, fietsen en treinen en kunnen we eigenlijk de keuzevrijheid die je krijgt bij “mobiliteitsconcepten” helemaal niet aan. En zo denkt de overheid (en de Tweede Kamer) in termen van systemen en koppelingen in plaats van aan informatiestromen en verankerende beginselen.

De aanbeveling om een bewuste afweging tussen stuwende, verankerende en procesmatige beginselen is dus een fantastisch idee, maar ik zie het nog niet in een willekeurig beleidsrapport terugkomen. Ook wordt gesuggereerd om “grenzen aan de groei te stellen”… maar hoe dan? als de iOverheid stapje voor stapje, besluit voor besluit ontstaat, hoe stel je dan grenzen?

Als oplossing daarvoor wordt in instituten gedacht als een “permanente commissie voor de iOverheid”, een “iPlatform” en een “iAutoriteit”. Aan de hand van de kamerbehandeling heb ik niet de indruk dat die er gaan komen, dus verwordt het iOverheid rapport tot een intellectuele discussie over beginselen. Maar… ik moet toegeven: iedereen heeft het tegenwoordig over de iOverheid in plaats van de e-overheid! Lekker concreet.

P.S.: mijn complimenten voor de enorme hoeveelheid verzameld materiaal in het kader van het rapport.


Ik werk de laatste jaren meestal aan grotere projecten met veel stakeholders van verschillende lagen bij de overheid. Ik merk dat ik daar vaak dezelfde mechanismen terugkomen; manieren om iets tegen te houden of juist te pushen. Sommige daarvan kom je overal tegen, maar sommige zijn ook specifiek voor de overheid. En alhoewel je ze in “het bedrijfsleven” niet hoort, heeft “de overheid” dan wel weer een mening over hoe het in “het bedrijfsleven” gaat..

Hier komen er een paar:

– “de zomer”: een periode van welhaast mythische omvang waarin absoluut niets gebeurt, die zich, afhankelijk van degene die het woord gebruikt, uitstrekt tussen enkele dagen in juli en augustus tot de volledige periode tussen mei en oktober. Dingen moeten “absoluut vòòr de zomer” of kunnen wachten tot “na de zomer”.

In het bedrijfsleven is de zomer een wat onhandige periode, waar veel mensen even weg zijn, maar daar houdt het wel ongeveer mee op. Interessante waarneming: voor ambtenaren bestaat “de zomer” niet in het bedrijfsleven, want daar werkt iedereen immers altijd. Sterker: in de overheid is het ideaal om zo halverwege juni een offerte voor een enorm traject uit te zetten in de markt, eind juni de gunning te doen, zelf weg te gaan en dan “na de zomer” van de resultaten te genieten. Vanuit mijn oude werkgever hebben we wel eens vruchteloze pogingen gedaan om opdrachtgevers te overtuigen dat we voor ons onderzoeks-/adviestraject toch ook echt met de opdrachtgever bij moesten praten, mensen moesten interviewen en workshops moesten houden..

– “de kerst”: vergelijk “de zomer”, alleen hier gaat het om, afhankelijk van de belanghebbende, de week tussen kerst en oud en nieuw tot en met héél december en januari. Voor het bedrijfsleven telt “de kerst” overigens niet, die moeten gewoon doorwerken en deadlines kunnen op geen enkele wijze worden beïnvloed door “de kerst”. In mindere mate ook: “de krokus” en in bepaalde delen van het land: “de carnaval”.

– “de woensdag” en “de vrijdag”: dagen waarop vrijwel niemand werkt of bereikbaar is. Alle overheidscongressen vinden ongeveer plaats op “de donderdag”, want dan heeft heel ambtenarenland, zo lijkt het, niets te doen. Op “de maandag” wordt er vergaderd, op “de dinsdag” is iedereen aanwezig op kantoor, op “de woensdag” is iedereen vrij, “de donderdag” is er voor congressen en bijzondere vergaderingen en “de vrijdag” is er voor ofwel zeer exotische vergaderingen met een select gezelschap ofwel over lege gangen wandelen en bijpraten met de collega’s die er per ongeluk wel zijn omdat ze op “de woensdag” afwezig zijn.

– Het ministerie zegt dat “…..”: om onze woorden kracht bij te zetten verwijzen we regelmatig naar grote organisaties (of rapporten) met veel autoriteit. “De VNG zegt dat …..”, “De gemeente Amsterdam zegt dat ….”, “Het ministerie van Binnenlandse Zaken zegt dat ….”. Alsof de hele VNG, de hele gemeente Amsterdam en het hele ministerie zich hebben gebogen over het specifieke vraagstuk. Toegegeven, als het in een duidelijk beleidsstuk of uitspraak van de minister terug komt, dan mag je voor het ministerie spreken (al zijn er dan ook nog genoeg uitzonderingen). Maar meestal gaat het om één persoon die in een onbewaakt moment een uitspraak heeft gedaan, wat wordt vertaald naar “de gemeente” of “het ministerie”.

Ook: “Het rapport i-Overheid zegt dat”, “De commissie Jorritsma heeft gezegd dat ….”

En: “De manifestgroep zegt dat”, “De gemeenten zeggen dat” of “Europa zegt dat” om nog maar grotere eenheden te benoemen.

Gek genoeg komt het veel minder voor dat er aan andere aspecten autoriteit wordt ontleend:
– in onze planning gaan we uit van (is er geen planning? is ie niet belangrijk?)
– we hebben als stuurgroep besloten dat (worden er geen besluiten genomen? worden ze niet opgevolgd?)

De oplossing om deze barrières te slechten is eigenlijk altijd dezelfde: doorvragen.
“De VNG zegt dat”: Wie binnen de VNG zegt dat dan? Wat heeft ze precies gezegd? Waar kan ik dat terugvinden? En denkt ze er, anderhalf jaar later, nog steeds zo over?
“Dat kan pas na de zomer”: Wie zijn hier bij betrokken en wanneer zijn zij afwezig?
“Het rapport xxx zegt dat”: Over welke situaties zegt dat rapport iets en geldt dat hier ook?

Of “Mijn baas/onze interne organisatie zegt dat”; mijn reactie: “Oooh dan bel ik hem wel even om dat na te vragen!” Af en toe krijg je dan een heeeeeeeele zenuwachtige reactie 😉

Robert B. Cialdini: Influence

“The Psychology of Persuasion”

Martin was me voor met een recensie van dit geweldige boek. Cialdini’s “Influence” is een klassieker als je iets wilt begrijpen van het, soms toch best vreemde, gedrag van mensen.

Cialdini weet heel pakkend op te schrijven wat de 6 “weapons of mass influence” zijn, mechanismen waarop we min of meer automatisch reageren, maar die je wel degelijk bewust in gang kan zetten. Maar naast de vlotte schrijfstijl, is het ook zeer goed (wetenschappelijk) onderbouwd en toegelicht met smakelijke voorbeelden.

Jez Humble, David Farley: Continuous Delivery

Reliable software releases through build, test and deployment automation

Software moet zo vaak mogelijk gereleased worden, waarbij bij voorkeur bijna alle stappen van builds, testen en deployment automatisch gaan.

Als het geautomatiseerd wordt is het controleerbaar, herhaalbaar, sneller, niet gevoelig voor menselijke fouten. Dat is wat Humble en Farley toelichten in hun bijbel voor het moderne softwareontwikkelingsproces: Continuous Delivery. Vervolgens lichten ze in zo’n 450 pagina’s toe hoe dat in zijn werk gaat. Ondanks de taaie stof en soms technische insteek een pageturner..

Het boek start heel sterk met “antipatterns”; een beschrijving van patronen waaraan je kunt herkennen dat het niet goed gaat met het ontwikkelproces en de deployment van je software. Pijnlijk herkenbaar in sommige gevallen: na maanden van ontwikkeling wordt iets voor het eerst in een “productie-achtige” omgeving gezet, waar totaal verschillende versies van operating systems, databases, patch levels en dergelijke worden gebruikt, waarna je een hysterische uitwisseling krijgt tussen ontwikkel en beheerteams, want “morgen moet het live”. Iedere keer weer heb je slapeloze nachten bij een nieuwe release, en als er een fout ontdekt wordt in je software kost het dagen voor je ontdekt hebt waar het zit. Dat kan ook anders..

Wat als je bijna iedere functionaliteit die je bouwt meteen afrondt en in productie kan nemen? Dat je zelfs meerdere malen per dag een deployment kan doen in enkele seconden of minuten, dat je vrijwel zeker bent dat het goed gaat en als er toch iets mis is, dat je dat ook in enkele seconden of minuten weer terug kan draaien? Dan heb je je continuous delivery op orde..

Principes van software delivery
– create a repeatable, reliable process for releasing software: zorg dat je je hele proces van ontwikkelomgeving, testomgeving, regressie-omgeving, integratie-omgeving, performancetestomgeving, securitytestomgeving, gebruikerstestomgeving, acceptatie-omgeving, productie-omgeving en wat je nog meer nodig hebt uitgewerkt hebt en op dezelfde manier behandeld
– automate almost everything: zorg dat je zoveel mogelijk automatiseert: van je unittesten, interfacetesten, je builds, je deployment, alles; er is bijna geen reden meer te verzinnen om iets niet te automatiseren.
– keep everything in version control: zorg dat je alles zodanig in versiecontrole hebt, dat je moeiteloos een complete build kan reproduceren of terug kan gaan naar een probleemloze situatie als er iets mis is.
– if it hurts, do it more frequently, and bring the pain forward: de dingen die pijn doen in een ontwikkelproces: een build maken, deployment near andere omgevingen, integratietesten, most je zo vaak mogelijk doen en zo vroeg mogelijk in het proces, zodat het herhaalbaar, controleerbaar en uiteindelijk pijnloos wordt.
– build quality in: meet vanaf het begin voortdurend je kwaliteit en geef kwaliteitsproblemen absolute voorrang in je proces
– done means released: jets is pas af als het in een productie-omgeving staat. Maak je user stories zo klein mogelijk en maak ze meteen helemaal af, zodat ze zo snel mogelijk voor de gebruiker iets opleveren.
– everybody is responsible for the delivery process: iedereen is verantwoordelijk voor het proces om iets in productie te krijgen, dus niet alleen je beheerteam, niet alleen je testers, maar iedereen; best opgelost door multidisciplinaire teams in te richten
– continuous improvement: verbeter continu je proces.

Veel zaken in het boek worden voor mij iets te specialistisch: versie controle, branching en meeging, maar in grote lijnen is het goed te volgen en sluiten alle details aan bij de filosofie van de auteurs. En die filosofie is echt om te smullen, niet alleen voor de techneuten maar ook voor iedereen die geïnteresseerd is in de kracht van teamwerk en de mechanismen die daarin voorkomen.

Een absolute must als je iets met software ontwikkeling of beheer doet. Bij het Landelijk Register Kinderopvang passen we deze werkwijze bijna in zijn geheel toe; dus kom gerust eens langs als je het in de praktijk wil zien!

Jez Humble’s blog over Continuous Delivery:
David Farley’s blog:
Boek op Amazon:

Nieuwe media, kans voor dienstverlening en interactie

Met Antwoord© in Dialoog.

Dat is de titel van een razend interessant boekje dat de afgelopen maanden tot stand kwam door een “zwerm” van ambtenaren, adviseurs en goeroe’s rond de onderwerpen Social Media, Open Data, Cloud Computing en Mobiele Technologie. Ik mocht er aan meewerken vanuit de redactiecommissie en kon als zodanig van dichtbij meemaken hoe het proces van totstandkoming een prachtig voorbeeld is van de mogelijkheden die in het boekje worden genoemd.

Gisteren werd het gepresenteerd op het congres Klantgerichte Overheid in Rotterdam.

Ik vind het erg fraai geworden om twee redenen: het is voor het eerst dat ik genoemde vier onderwerpen in één publicatie zie samengebracht èn er staan zoveel voorbeelden in dat je echt niet meer kan ontkennen dat het een beweging is waardoor de interactie tussen overheid en stakeholders echt anders gaan werken.

Hulde aan de mensen van How About You en M&I Partners die het initiatief hebben genomen! Ik hoop dat het boekje heel wat stof zal doen opwaaien.

Gastbijdrage ICTU Lustrumcongres

Op 11 oktober is het lustrumcongres van ICTU: Werken aan Verbinding.

Op één van de parallelsessies presenteert Martin Flier, directeur Kinderopvang van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid de business case achter het Landelijk Register Kinderopvang, het project waarvoor ik binnen ICTU verantwoordelijk ben.

Ter ere van het tien jarig bestaan van ICTU mocht ik ook nog een gastblog schrijven: