9 maanden, da’s wel een mooie incubatietijd voor nieuwe gewoonten. Het was 7 december 2006, toen ik heb gepost over Getting Things Done. For those who don’t know: Getting Things Done (GTD) is een methodiek om alles wat je nog wil, moet en gaat doen te organiseren, uitgevonden door David Allen.

Welnu, geheel volgens David’s voorschriften toog ik aan de slag en bracht ik alles in kaart wat ik ooit maar zou willen doen en vertaalde dat naar actielijsten. En nu is het alweer 9 maanden later. Eerst eens de positieve ervaringen:

– het is voorgekomen dat ik het systeem een maand niet gebruikte, omdat ik vond dat ik het te druk had of redelijk uit mijn hoofd kon bijhouden wat ik allemaal moest doen. Echter, ik heb het steeds opnieuw weer opgepakt, omdat het toch goed werkt om even weer alles op een rijtje te krijgen
– de categorie “wil ik ooit nog doen” houd ik keurig bij en dient ook als naslagwerk waar ik zo af en toe naar kijk
– it’s so all about the Next Action, zei 43folders.com al. The Next Action wil zeggen dat bij alles wat je wil doen je even nadenkt over wat de eerstvolgende actie is. Dus niet: banden laten vervangen van mijn auto, maar: het telefoonnummer van de garage opzoeken, als je dat niet kant en klaar hebt liggen. Het helpt enorm om het concreet te maken en om ook te zorgen dat je die Next Action gaat uitvoeren. Ik pas het toe bij vergaderingen, in bila’s, overal waar het nuttig is om een Concrete Vervolg Actie te benoemen.
– als ik het systeem niet gebruik zijn er onherroepelijk dingen die mij ontglippen. Simpelweg omdat ik ze niet heb vastgelegd in een systeem dat ik vertrouw. Na 9 maanden ben ik dus nog steeds een GTD-aanhanger.

Sommige dingen lukten minder goed in GTD of kon ik niet kwijt in het systeem:
– volgens het systeem moet je weekly reviews houden, waarin je al je acties naloopt en je lijsten bijwerkt. Dat werd al snel tweewekelijks, maandelijks of.. nooit. Het enige wat voor mij werkt is het continu bijwerken, en al zondig ik daarmee tegen David’s regels (scheiding tussen dingen verzamelen en organiseren): het werkt wel.
– het gevaar is dat ik alleen de leuke dingen er tussenuitpik in een lijst, of de gemakkelijke dingen. Het is gemakkelijker om 5 mailtjes te sturen dan een notitie te schrijven. De items die op mijn lijsten staan zijn niet allemaal gelijkwaardig van aard.
– het indelen van je acties in verschillende lijsten is bedoeld om je rust te geven. Als je op kantoor bent hoef je alleen bezig te zijn met dingen die je op kantoor kunt doen. Tsja.. een heel groot deel van dingen die ik moet doen zijn online, en of ik dat nou op kantoor, bij een opdrachtgever doe of thuis maakt niet zoveel uit. De enige lijsten die mij inderdaad die rust geven zijn “thuis” (bijvoorbeeld iets opruimen) en “onderweg” (bijvoorbeeld boodschappen doen of een cadeautje kopen). Ik heb de werklijsten inmiddels beperkt tot “bij Zenc” en “bij opdrachtgever” (waar ik eerst: opzoeken op computer, uitwerken op computer, mailtjes sturen etc. had).
– ik kan wat minder goed routinezaken kwijt in het systeem die telkens weer terugkomen: de was doen, backuppen. Daar heb ik andere oplossingen voor, waarover later meer.
– het opvolgen van acties is ook omslachtig. Als een actie is om een mailtje naar iemand te sturen met een vraag, moet ik vervolgens op een andere lijst opnemen dat ik een antwoord verwacht. Die lijst moet ik heel regelmatig doornemen en dat schiet er nog wel eens bij in.

Andere oplossingen voor het organiseren van mijn werk die ik vond tijdens het werken met GTD:
– Met Zenc volgden we een cursus bij Mansal. Trainer Niels van Hest introduceerde bij mij de topdag, waar ik de afgelopen maanden mijn collega’s horendol mee heb gemaakt. Het concept: “wat ga je vandaag concreet doen om er een topdag van te maken!” Sindsdien schrijf ik braaf ’s ochtends 4 of 5 dingen op die er voor zorgen dat mijn gewone dag een topdag wordt. Dat varieert van iets wat ik absoluut af wil hebben, tot een vergadering die belangrijk is, tot een etentje of uitje waar ik zin in heb. Het helpt enorm om je te focussen op een aantal dingen die ervoor gaan zorgen dat je een goeie dag hebt gehad en nog belangrijker: te kunnen nuanceren als er eens iets niet lukt.
– voor mezelf zijn er zaken waar ik op wil letten: of ik iets aan sport doe, of ik zo af en toe gitaar speel, of ik mijn huis eens opruim en ook nog wat meer verheffende doelstellingen. Ik bedenk nu voor perioden van drie weken een stuk of zes punten waar ik op wil letten en hou dagelijks bij of dat is gelukt.
– plannen: Allen heeft het niet zo op plannen. Toch, als je met andere mensen samenwerkt en als je een beetje vooruit wil kijken om bottlenecks bij jezelf te voorkomen, Is Het Echt Nodig. Via Paul heb ik Basecamp ontdekt, waarmee je online planningen kan maken. Ik gebruik het nu voor enkele projecten en het is echt een aanrader.

Tenslotte: het maakt volgens mij niet uit wat voor methodiek je kiest (er zijn er vast meer dan GTD): begin ergens mee en hou het even vol. Vroeg of laat kom je zaken tegen die je toch even anders wil doen. Dat maakt niet uit. Als je ergens mee begint, kun je het altijd verfijnen en aanpassen, maar:
– je hebt een houvast
– je doet daadwerkelijk iets, en
– je leert heel veel over je eigen organiseergedrag.

Met andere woorden: een geslaagd experiment.