Jeroen van de Rijt, Sicco Santema: Prestatieinkoop

“Wie steekt er boven het maaiveld uit?”

Prestatie-inkoop (best value procurement) is een “nieuwe” manier van inkopen, die zich afzet tegen het traditionele aanbesteden, waarbij je minitieus beschrijft wat je wil, op welk kwaliteitsniveau, wanneer, met welke mensen etc. In plaats daarvan geef je globaler aan wat je wilt en leg je een veel grotere accountability bij de opdrachtnemer.

Het boek begint dan ook de aannames onder het “traditionele” aanbesteden onder uit te halen en te wijzen op waar die controledrift toe leidt. Dat was zo enorm herkenbaar voor mij dat het bijna eng was..

Een citaat:
“Vaak bemoeit de opdrachtgever zich in hoge mate met de opdrachtnemer. Hij wil hem controleren, aansturen en eigenlijk vertrouwt hij hem niet zo. Deze activiteiten zorgen voor bureaucratie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en daarmee inefficiëntie in de keten waar vooral de matige aanbieders van profiteren.”

In “traditionele” aanbestedingen leg je vervolgens allerlei prestatienormen vast als minimumnormen (in ICT projecten: minimaal 98% uptime, binnen 2 uur reageren op incidenten, etc.). Daarover zeggen de auteurs het volgende: “Het definieren van minimum-standaarden zorgt voor een “u-vraagt-wij-draaien”-houding van aanbieders. Dit is de aanbieders niet aan te rekenen; het is de opdrachtgever aan te rekenen die pro-activiteit en accountability wegneemt van de aanbieders. De opdrachtgever zorgt ervoor dat geen enkele aanbieder zich “boven het maaiveld” kan uitsteken. Het is niet de bedoeling dat de opdrachgever “de hoogte van het maaiveld” definieert; het gaat erom dat de verschillende aanbieders kunnen aantonen waar zij zich in het maaiveld begeven!

Bij prestatie-inkoop daarentegen zijn er een aantal andere aannames:
– de opdrachtgever heeft niet de meest accurate kijk op de werkelijkheid in de keten;
– de opdrachtgever heeft vaak verwachtingen die niet realistisch zijn
– de opdrachtgever is niet de expert bij het inhuren van de expert
– de opdrachtgever weet niet wat hij niet weet

Andersom kun je ook stellen: een goede opdrachtnemer kan de wensen van zijn opdrachtgever vertalen naar een goede oplossing en zijn opdrachtgever adviseren over te maken keuzes. Hij is zelf de expert op zijn vakgebied en neemt daarvoor de verantwoordelijkheid in termen van verwachtingsmanagement, kwaliteitsnormen en planning. Daarvoor heeft hij vrijheid nodig en een opdrachtgever die hem als gelijkwaardige partner beschouwt.

Ik kwam met prestatie-inkoop in aanraking op een bijeenkomst van Agile Overheid waar Sjoerd Posthuma er iets over vertelde en via collega Anja Smorenburg, die er ervaring mee opdeed bij de Landelijke Voorziening WOZ.

Al lezend bekruipt me het een en ander aan schijnbare tegenstrijdigheden:
1. het lijkt een methodologie die heel erg op vertrouwen is gebaseerd, waarbij de verantwoordelijkheden op de juiste plek worden gelegd. Er zijn allerlei zaken die je als opdrachtgever niet meer specificeert, dat leg je immers bij de aanbieder. Tegelijkertijd zijn de stappen in het proces dan weer heel strikt. De Risks assessed mogen maximaal op één a4, de aanbieder krijgt alle risico’s van zijn niet geselecteerde collega’s er ook bij, de interviews moeten per se met één persoon en er zijn allemaal formatjes voor de verschillende stappen in het inkoopproces. Eigenlijk werken deze formats bevrijdend; door je op dat punt strikt aan het proces te houden, krijg je vrijheid op andere aspecten: de specifieke invulling van de vraag, hoe je bepaalde risico’s oplost en niet in het minst de pre-awardfase, waarin een gedetailleerd plan voor het uitvoeren van de opdracht wordt uitgewerkt;
2. als er ten hoogste drie of vier interviews gehouden mogen worden, dan lijkt het alsof het project dan dat wordt nooit te groot kan zijn; hoe kun je anders alle sleutelfiguren spreken? Bij de gemiddelde IT-aanbesteding zou ik tenminste met de projectleider, de technisch projectleider, de architect en de kwaliteitsmanager (en eventueel de infrabeheerder) willen spreken. Maar tegelijkertijd, als het een heel groot turnkey project zou zijn met beheer en implementatie er bij geleverd, dan ga je op een andere manier sturen en ontstaan er dus ook andere sleutelfiguren: de verantwoordelijken voor respectievelijk ontwikkeling, beheer en implementatie bijvoorbeeld. Ik vraag me wel af of bij dat soort projecten de risico’s op één a4 passen en of je van tevoren je budget kan vaststellen;
3. mensen maken het verschil, daarom zijn de interviews zo bepalend. Bij sommige inkooptrajecten is echter de kwaliteit van ingekochte onderdelen of de continuiteit van levering belangrijk, en dat zit meer in fabricageprocessen of in de structuur van eenorganisatie; zou je daar dan niet veel meer op moeten meten in plaats van de interviews? Dat kun je echter vastleggen in je gewenste kader en in de interviews kun je ingaan op hoe dat kwaliteitsniveau gehaald kan worden of die continuïteit verzekerd;
4. IT-aanbestedingen van de overheid zijn in toenemende mate sterk ingekaderd door bestaande standaarden en architecturen. Dat beperkt de vrijheid van de aanbieder nogal bij het kiezen van een optimale oplossing. Andersom zou de aanbieder die “boven het maaiveld uitsteekt”, dan weer optimaal gebruik kunnen maken van die al bestaande omgeving en juist daarop uitblinken.

Er zitten een aantal aannames onder prestatie-inkoop die niet zo expliciet worden gemaakt als degenen boven:
– het traject moet goed te plannen zijn van tevoren, je moet immers in de pre-award fase tot een volledig plan komen;
– het traject moet überhaupt te overzien zijn, want je moet immers van tevoren je budget aangeven;
– de (voorbeelden van) trajecten zijn met name gericht op de interactie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, in plaats van een multi-actor omgeving.

De trajecten waar ik zelf in werk zijn altijd meerjarig, met veel ketenpartners en nog niet veel meer duidelijkheid dan een politieke doelstelling aan het begin. Dat wil niet zeggen dat de methodiek onbruikbaar is, maar je gaat dan meer naar een metaplanning kijken, ordegroottes van budgetten en afhankelijkheden van elkaar. Ik kan me goed voorstellen dat een aanbieder “die boven het maaiveld uitsteekt” komt met voorstellen voor overlegstructuren of monitormechanismen voor de afhankelijkheden. Mantelovereenkomsten zijn ook een optie, zoals die van mGBA.

Ik kan het boek in ieder geval aanraden voor een frisse kijk op de relatie opdrachtgever/opdrachtnemer en de mechanismen om die gewenste relatie te bewerkstelligen.

www.prestatieinkoop.com
http://www.managementboek.nl/boek/9789077951002/prestatieinkoop-jeroen-van-de-rijt
http://pbsrg.com/