De keten uitgedaagd

kaft

“Besturen en verantwoorden in een wereld vol ICT”

Logius, de Belastingdienst en andere ketenpartners werkten de afgelopen tien jaar aan het standaardiseren en digitaliseren van “verantwoordingsinformatie” in het programma SBR (Standard Business Reporting). De verantwoordingsketen met de Belastingdienst is goed en wel ingeregeld en dus was het tijd voor een boek over hoe dat allemaal gegaan was. Een heel uitgebreid boek over hoe het allemaal gegaan was.

Thauris was al consultancybureau stevig betrokken in de totstandkoming van SBR en deed een beroep op de TU Delft om te helpen met het boek. Daar kwam een uitvoerige beschrijving uit.

Plat gezegd: bedrijven leveren op een gestandaardiseerde manier “verantwoordingsinformatie” aan aan voorzieningen die door Logius zijn opgezet en worden beheerd. Die verantwoordingsinformatie komt bij de Belastingdienst terecht, waar het wordt verwerkt in de eigen systemen. En dat vele, vele, vele malen per jaar. Voor zover ik het kan volgen is deze manier van werken alleen bij de Belastingdienst in werking (belastingaangiften), maar ook andere kandidaten zijn bezig (Kamer van Koophand, CBS), wat ervoor zou zorgen dat regelmatige uitwisselingen in de verantwoordingsketen op enig moment digitaal en gestandaardiseerd gaan. Dat brengt stevige opstartkosten met zich mee en een ingewikkelde ketencoördinatie omdat techniek, juridica en processen steeds meer verweven raken, maar met het volume, het bereik en de termijn waar we het over hebben schat ik in dat het zichzelf ruimschoots terug betaalt uiteindelijk (aan zowel de kant van bedrijfsleven als overheid).

Het is echt een naslagwerk en een goeie ook. Het boek gaat in op hoe je grote programma’s organiseert en de politieke kant ervan, het gaat in op governance, het gaat in op de principes van SBR, de techniek erachter, de beveiliging. En dat vanuit een academische grondigheid.

Ik las ook het boekje van PBLQ over de SAP implementatie bij Defensie en natuurlijk het PBLQ boekje over het Landelijk Register Kinderopvang, waar ik zelf aan meegewerkt heb. Maar petje af: dit gaat behoorlijk de diepte in en was voor mij een hele goeie herhaaloefening in keteninformatisering, Digipoort, XBRL, BPEL, NT, S2S, BPMN en andere drie- en vierletterige afkortingen. De auteurs kunnen goed duiden wat de uitdagingen zijn in dit soort trajecten.

Dat alles zorgt wel voor 440 pagina’s en dat zijn niet allemaal pageturners. Op een gegeven moment werd ik ongeduldig en ging het lezen wat vluchtiger. Maar dat doet aan de kwaliteit van het boek niets af. Wat er dan ook nog wel bij had gekund was hoe de beheerorganisatie precies in elkaar zat trouwens.

Je kunt het gratis als e-book downloaden: http://www.iospress.nl/book/de-keten-uitgedaagd/

http://www.deketenuitgedaagd.nl

http://www.sbr-nl.nl

Geert Mak: Reizen zonder John

263
Grappig. Ik was een van de slachtoffers van het Fyra debacle en net voordat de Fyra überhaupt zou gaan rijden was er heel veel onduidelijkheid of er wel enige trein zou rijden en of daar abonnementconstructies voor zouden zijn. Toen viel mijn oog op een advertentie in de Metro van een nieuw boek van Geert Mak: “Reizen zonder John“. Meer toepasselijk kon het niet zijn op dat moment. Kort daarna kon ik in een blinkende Fyra stappen die binnen twee maanden knarsend en piepend tot stilstand kwam.

Later kreeg ik het boek als afscheidscadeau van collega teammanagers Tim Berkelaar, Eric Brouwer, Ila Bujar, Francois Vis en Hugo Butter. En ik heb beloofd het te reviewen!

Die review komt wel ruim anderhalf jaar later pas. Dat zegt al iets (vast ook over mij maar ook) over het boek. Het is een dikke pil, meer dan 500 pagina’s en voor mij is het iets om af en toe een stukje uit te lezen.

John Steinbeck reed in 1960 een rondje door Amerika en schreef daar “Travels with Charley” over. Anno 2010 doet Geert Mak dat met vrouwlief nog eens over en schrijft daar “Reizen zonder John” over.

Het boek is een wirwar van John Steinbeck geschiedenis, wat Steinbeck beschreef in zijn boek, wat Geert Mak in 2010 meemaakt en wat visies op Amerika. Het is leuk geschreven en goed te volgen, begrijp me niet verkeerd! En ik hou van reisverhalen dus dat maakt het sowieso wel leuk om te lezen. Maar ook weer geen pageturner.

Steinbeck rijdt in 1960 door een idyllisch Amerika met veel geloof in de toekomst (alhoewel hij ook zijn eigen teleurstellingen heeft. Geert Mak lijkt er de nadruk op te willen leggen dat van dat idyllische weinig meer over is: de kleinere dorpen en stadjes zijn verlaten, boerderijen zijn er alleen nog maar in XXXXXXL formaat, men heeft geen vertrouwen in de politiek, het is crisis. Dat geeft het boek een beetje een negatieve klank. Of wil ik zelf nog te veel geloven in de droom van Amerika?

Leuke uitstapjes in het boek zijn beoordelingen van het waarheidsgehalte van wat Steinbeck allemaal opschrijft; aan de hand van brieven en observaties van Geert Mak (en natuurwetten) kunnen we reconstrueren dat sommige dingen die hij schrijft eigenlijk nooit gebeurd zijn. Wat overigens wordt vergoeilijkt in de trant van “never let the truth get in the way of a good story”.

Op het einde geeft Geert Mak nog een (niet altijd even rooskleurig) beeld van de buitenlandpolitiek van de US. Het valt een beetje buiten de “scope” van het boek, maar wel erg interessant.

Lezen dus, maar wel op een rustig tempo.
http://www.bol.com/nl/p/reizen-zonder-john/1001004011830025/

Jeroen van de Rijt, Sicco Santema: Prestatieinkoop

“Wie steekt er boven het maaiveld uit?”

Prestatie-inkoop (best value procurement) is een “nieuwe” manier van inkopen, die zich afzet tegen het traditionele aanbesteden, waarbij je minitieus beschrijft wat je wil, op welk kwaliteitsniveau, wanneer, met welke mensen etc. In plaats daarvan geef je globaler aan wat je wilt en leg je een veel grotere accountability bij de opdrachtnemer.

Het boek begint dan ook de aannames onder het “traditionele” aanbesteden onder uit te halen en te wijzen op waar die controledrift toe leidt. Dat was zo enorm herkenbaar voor mij dat het bijna eng was..

Een citaat:
“Vaak bemoeit de opdrachtgever zich in hoge mate met de opdrachtnemer. Hij wil hem controleren, aansturen en eigenlijk vertrouwt hij hem niet zo. Deze activiteiten zorgen voor bureaucratie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en daarmee inefficiëntie in de keten waar vooral de matige aanbieders van profiteren.”

In “traditionele” aanbestedingen leg je vervolgens allerlei prestatienormen vast als minimumnormen (in ICT projecten: minimaal 98% uptime, binnen 2 uur reageren op incidenten, etc.). Daarover zeggen de auteurs het volgende: “Het definieren van minimum-standaarden zorgt voor een “u-vraagt-wij-draaien”-houding van aanbieders. Dit is de aanbieders niet aan te rekenen; het is de opdrachtgever aan te rekenen die pro-activiteit en accountability wegneemt van de aanbieders. De opdrachtgever zorgt ervoor dat geen enkele aanbieder zich “boven het maaiveld” kan uitsteken. Het is niet de bedoeling dat de opdrachgever “de hoogte van het maaiveld” definieert; het gaat erom dat de verschillende aanbieders kunnen aantonen waar zij zich in het maaiveld begeven!

Bij prestatie-inkoop daarentegen zijn er een aantal andere aannames:
– de opdrachtgever heeft niet de meest accurate kijk op de werkelijkheid in de keten;
– de opdrachtgever heeft vaak verwachtingen die niet realistisch zijn
– de opdrachtgever is niet de expert bij het inhuren van de expert
– de opdrachtgever weet niet wat hij niet weet

Andersom kun je ook stellen: een goede opdrachtnemer kan de wensen van zijn opdrachtgever vertalen naar een goede oplossing en zijn opdrachtgever adviseren over te maken keuzes. Hij is zelf de expert op zijn vakgebied en neemt daarvoor de verantwoordelijkheid in termen van verwachtingsmanagement, kwaliteitsnormen en planning. Daarvoor heeft hij vrijheid nodig en een opdrachtgever die hem als gelijkwaardige partner beschouwt.

Ik kwam met prestatie-inkoop in aanraking op een bijeenkomst van Agile Overheid waar Sjoerd Posthuma er iets over vertelde en via collega Anja Smorenburg, die er ervaring mee opdeed bij de Landelijke Voorziening WOZ.

Al lezend bekruipt me het een en ander aan schijnbare tegenstrijdigheden:
1. het lijkt een methodologie die heel erg op vertrouwen is gebaseerd, waarbij de verantwoordelijkheden op de juiste plek worden gelegd. Er zijn allerlei zaken die je als opdrachtgever niet meer specificeert, dat leg je immers bij de aanbieder. Tegelijkertijd zijn de stappen in het proces dan weer heel strikt. De Risks assessed mogen maximaal op één a4, de aanbieder krijgt alle risico’s van zijn niet geselecteerde collega’s er ook bij, de interviews moeten per se met één persoon en er zijn allemaal formatjes voor de verschillende stappen in het inkoopproces. Eigenlijk werken deze formats bevrijdend; door je op dat punt strikt aan het proces te houden, krijg je vrijheid op andere aspecten: de specifieke invulling van de vraag, hoe je bepaalde risico’s oplost en niet in het minst de pre-awardfase, waarin een gedetailleerd plan voor het uitvoeren van de opdracht wordt uitgewerkt;
2. als er ten hoogste drie of vier interviews gehouden mogen worden, dan lijkt het alsof het project dan dat wordt nooit te groot kan zijn; hoe kun je anders alle sleutelfiguren spreken? Bij de gemiddelde IT-aanbesteding zou ik tenminste met de projectleider, de technisch projectleider, de architect en de kwaliteitsmanager (en eventueel de infrabeheerder) willen spreken. Maar tegelijkertijd, als het een heel groot turnkey project zou zijn met beheer en implementatie er bij geleverd, dan ga je op een andere manier sturen en ontstaan er dus ook andere sleutelfiguren: de verantwoordelijken voor respectievelijk ontwikkeling, beheer en implementatie bijvoorbeeld. Ik vraag me wel af of bij dat soort projecten de risico’s op één a4 passen en of je van tevoren je budget kan vaststellen;
3. mensen maken het verschil, daarom zijn de interviews zo bepalend. Bij sommige inkooptrajecten is echter de kwaliteit van ingekochte onderdelen of de continuiteit van levering belangrijk, en dat zit meer in fabricageprocessen of in de structuur van eenorganisatie; zou je daar dan niet veel meer op moeten meten in plaats van de interviews? Dat kun je echter vastleggen in je gewenste kader en in de interviews kun je ingaan op hoe dat kwaliteitsniveau gehaald kan worden of die continuïteit verzekerd;
4. IT-aanbestedingen van de overheid zijn in toenemende mate sterk ingekaderd door bestaande standaarden en architecturen. Dat beperkt de vrijheid van de aanbieder nogal bij het kiezen van een optimale oplossing. Andersom zou de aanbieder die “boven het maaiveld uitsteekt”, dan weer optimaal gebruik kunnen maken van die al bestaande omgeving en juist daarop uitblinken.

Er zitten een aantal aannames onder prestatie-inkoop die niet zo expliciet worden gemaakt als degenen boven:
– het traject moet goed te plannen zijn van tevoren, je moet immers in de pre-award fase tot een volledig plan komen;
– het traject moet überhaupt te overzien zijn, want je moet immers van tevoren je budget aangeven;
– de (voorbeelden van) trajecten zijn met name gericht op de interactie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, in plaats van een multi-actor omgeving.

De trajecten waar ik zelf in werk zijn altijd meerjarig, met veel ketenpartners en nog niet veel meer duidelijkheid dan een politieke doelstelling aan het begin. Dat wil niet zeggen dat de methodiek onbruikbaar is, maar je gaat dan meer naar een metaplanning kijken, ordegroottes van budgetten en afhankelijkheden van elkaar. Ik kan me goed voorstellen dat een aanbieder “die boven het maaiveld uitsteekt” komt met voorstellen voor overlegstructuren of monitormechanismen voor de afhankelijkheden. Mantelovereenkomsten zijn ook een optie, zoals die van mGBA.

Ik kan het boek in ieder geval aanraden voor een frisse kijk op de relatie opdrachtgever/opdrachtnemer en de mechanismen om die gewenste relatie te bewerkstelligen.

www.prestatieinkoop.com
http://www.managementboek.nl/boek/9789077951002/prestatieinkoop-jeroen-van-de-rijt
http://pbsrg.com/

John Whitmore: Succesvol coachen

Whitmore is één van de grondleggers van het “moderne” coachen. Ik las het boek in het kader van de leergang Intercoach die ik mag volgen.

Coachen, ten opzichte van andere “beïnvloedingsstijlen”, richt zich op de zelfwerkzaamheid van de gecoachte. Er zit een geloof achter dat mensen hun eigen pad moeten vinden. Coachen als stijl richt zich dus op het helpen van mensen om hun eigen pad te vinden, in plaats van (bijvoorbeeld) ze te adviseren wat ze moeten doen. Daarbij zijn twee begrippen in samenhang van belang: bewustzijn en verantwoordelijkheid. Iemand die zich niet bewust is van zijn eigen gedrag kan het ook niet veranderen. En iemand die zich niet verantwoordelijk voelt voor een verandering zal er ook niets mee gaan doen. Wat mij enorm helpt is die twee termen continu in beeld houden als ik coaching als stijl wil toepassen. En tegelijkertijd, als ik vanuit die optiek kijk, zie ik ook hoe vaak ze niet gebruikt worden (en ook dat ik ze niet gebruik).

Whitmore gaat vrij uitgebreid op de achtergrond van coaching in en de mentaliteitsverandering van het moderne coachen versus het oude coachen (met name in de sport), waarbij je iemand de techniekjes aanleert en continue feedback geeft op de techniek. Whitmore en consorten kwamen uit op het concept “inner game”: wat gebeurt er binnen je op het moment dat je dat tennisracket, die hockeystick of die golfclub ter hand neemt.

Een zeer bruikbaar model om toe te passen in coachingssituaties is het “GROW-model”, waarbij je eigenlijk een volgorde van vragen doorloopt om uiteindelijk te komen tot concrete vervolgacties.
G: Goals: wat zijn je doelen?
R: Reality: wat is nu de werkelijkheid?
O: Options/Obstacles: wat zijn de opties en de obstakels om vanuit de werkelijkheid de doelen te bereiken
W: Way forward: wat zijn de stappen om te nemen

De auteur neemt veel ruimte om zijn kijk op de wereld over te dragen (milieu, economie, bankensector, kapitalisme), zogenaamd als context voor het belang van coaching. Wat mij betreft had het boek ook wel zonder die context gekund, maar je kunt hem vergeven dat hij het boek als platform gebruikt om zijn zorgen over de wereld te uiten.

http://www.performanceconsultants.com/sir-john-whitmore

http://www.bol.com/nl/p/succesvol-coachen/1001004010609021/